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Es una empresa de mensajería y logística en Guatemala que ofrece servicios de entrega rápida y segura para negocios, especialmente del sector de alimentos, permitiendo a sus clientes realizar envíos eficientes sin necesidad de contar con flota propia. El crecimiento sostenido de su operación logística hizo evidente la necesidad de optimizar y escalar sus procesos administrativos y financieros, particularmente en la gestión de facturas de compras.
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En su camino hacia la optimización operativa, Rapi2Go decidió modernizar el procesamiento de facturas mediante una solución basada en arquitectura serverless sobre AWS, incorporando Inteligencia Artificial Generativa con el objetivo de reducir la carga operativa, minimizar errores y mejorar la visibilidad y el control financiero del negocio.
PROBLEMA
La gestión de facturas de compras en Rapi2Go se realizaba a través de un proceso manual que implicaba el ingreso de información desde facturas escaneadas. Este flujo generaba tiempos prolongados de procesamiento, un alto riesgo de errores y duplicidades, y una dependencia significativa de la intervención humana. Además, el crecimiento de la operación logística limitaba la capacidad del área financiera para escalar de forma eficiente, reduciendo la visibilidad sobre los gastos operativos y afectando la agilidad en la toma de decisiones.
SOLUCIÓN
Se diseñó e implementó una solución basada en una arquitectura serverless sobre AWS, incorporando Inteligencia Artificial Generativa para automatizar la extracción, interpretación y validación de información fiscal desde facturas escaneadas. La solución utiliza servicios como Amazon API Gateway, AWS Lambda y AWS Step Functions para orquestar un procesamiento asíncrono, seguro y escalable.
Los documentos son almacenados en Amazon S3 y procesados mediante Amazon Textract y Amazon Bedrock, permitiendo una lectura inteligente y validación automática de los datos. La información procesada se integra con el ERP del cliente, mientras que Amazon DynamoDB asegura la persistencia de datos y la trazabilidad. La seguridad y el control de accesos se gestionan con Amazon Cognito e IAM, y el monitoreo y auditoría se garantizan mediante Amazon CloudWatch y AWS CloudTrail.
RESULTADOS ESPERADOS
Gracias a la implementación de la solución, Rapi2Go logró reducir el tiempo de procesamiento de facturas en aproximadamente un 70%, con tiempos por documento que van de 2 segundos a 2 minutos. El esfuerzo manual del equipo financiero disminuyó en un 60%, mejorando significativamente la precisión del registro contable mediante validaciones automáticas. La nueva arquitectura habilitó un proceso escalable, trazable y alineado con el crecimiento de la operación logística, sin incrementar la complejidad ni los costos de infraestructura.
BENEFICIOS
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